PRIVACYVERKLARING OFFERMANS & VAN GEMERT BV

Datum/versie: 25 mei 2018

Deze privacyverklaring maakt deel uit van onze Algemene Voorwaarden.

Contactgegevens
Offermans & van Gemert BV
Berkenlaan 12
5175 BM  Loon op Zand
www.ofermansvangemert.nl
0416-365148 of 0610901349
Kitty van Gemert (verwerkingsverantwoordelijke)
Martien Offermans (verwerkingsverantwoordelijke)

Algemeen
Jouw privacy is voor Offermans & van Gemert van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit betekent dat jouw gegevens bij ons veilig zijn en dat wij deze te allen tijde zorgvuldig en respectvol gebruiken. In deze privacyverklaring, die van toepassing is op onze gehele dienstverlening, leggen wij uit wat wij doen met informatie die we over je ontvangen en verwerken. Als je vragen hebt, of als je je rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op.

Jouw persoonsgegevens en onze ISO9001:2015 certifcering
Wij zijn een ISO9001:2015 gecertificeerd bedrijf. Vanuit de ISO verplichtingen wordt mede toegezien op onze AVG comptabiliteit. Je bent daarmee verzekerd van extern en permanent toezicht vanuit SGS met betrekking tot ons privacy beleid en de wijze waarop wij een en ander toepassen. Minimaal 1 x per kalenderjaar worden wij hierop geaudit. Tijdens deze audits zullen je persoonsgegevens voor zover van belang worden geanonimiseerd.

 Persoonsgegevens die wij verwerken
Offermans & van Gemert verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons hebt verstrekt. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens voor zover deze strikt noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening (opleiding en training, consultancy en coaching):

  • Voornaam, (eventueel) tussenvoegsel en achternaam.
  • Titels.
  • Geslacht.
  • Geboortedatum.
  • Adresgegevens.
  • Telefoonnummer.
  • E-mailadres.
  • Handtekening.
  • Registratienummer inschrijving extern register.
  • Bedrijfs- en functiegegevens.
  • Bankrekeningnummers en betalingsgegevens.
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld:
    •  Een profiel dat je elders op internet hebt samengesteld en aan ons hebt gestuurd (dat gebruikt wordt bij een oefening in het kader van een opleiding).
    • Oefenverslagen die je ons hebt gestuurd (in het kader van een opleiding).
    • Een examen dat je maakt (in het kader van een opleiding).
    • Feedback die je geeft over een opleiding.
    • Een getekend reglement en gedragscode dat je instuurt voor inschrijving in een van onze registers.
    • Alle andere gegevens die je actief verstrekt op basis van correspondentie en telefonisch contact.
  • Gegevens over activiteiten op onze website.

Daarnaast verwerken wij gegevens van:

  • Medewerkers van Offermans & van Gemert BV.
  • Freelancedocenten.
  • Overige leveranciers.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens
Wij verwerken (de minimaal benodigde) persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het sturen van informatie die door jou is opgevraagd en waarbij je toestemming hebt gegeven voor gegevensverwerking.
  • Het inschrijven voor een opleiding, consultancy- of coachingstraject en waarbij je toestemming hebt gegeven voor gegevensverwerking.
  • Input voor oefeningen of terugkoppeling van resultaten voor een opleiding die je bij ons volgt.
  • Het afhandelen van een betaling.
  • Het verstrekken van studieadviezen, certificaten en diploma’s.
  • Het voeren van openbare registers ten behoeve van geregistreerden.
  • Het afmelden van deelnemers in het kader van een Permanente Educatie opleiding bij het register waarbij je aangesloten bent.
  • Het verzenden van informatie over bestaande en nieuwe opleidingen en onze overige dienstverlening.
  • Het kunnen bellen en e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
  • Het vastleggen van afspraken met freelancers en andere leveranciers.
  • Om goederen bij je af te kunnen leveren.
  • Verplichte gegevensverwerking op basis van een wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de zakelijke belastingaangiften).

Reclame
Wij willen je graag informatie sturen over aanbiedingen en nieuwe producten of diensten. Dit doen wij: per post, per e-mail en via social media. Je kunt op ieder moment bezwaar maken tegen deze reclame. Bij iedere uiting staat hoe dat kan.

Geautomatiseerde besluitvorming
Offermans & van Gemert neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde besluitvorming (computerprogramma’s of systemen) over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen en waar geen medewerker van ons persoonlijk bij betrokken is.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren je persoonsgegevens tot twee jaar nadat onze dienstverlening is afgerond. Gegevens die te maken hebben met onze belastingaangifte bewaren wij vanuit de wettelijke bewaarplicht gedurende zeven jaar. Uitzonderingen hierop zijn:

  • Ingezonden testresultaten en oefenverslagen (logboeken): deze worden bewaard tot maximaal 24 uur na afloop van de desbetreffende opleiding.
  • Gemaakte examens waarvoor een inzagerecht geldt: deze worden bewaard zolang het inzagerecht geldt.
  • Studieadviezen: deze worden bewaard tot maximaal 2 weken na afloop van de desbetreffende opleiding.

Het delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken je persoonsgegevens nooit aan andere bedrijven of instanties zonder je nadrukkelijke toestemming, behalve:

  • In het geval een zelfstandig gevestigde freelance docent voor ons een opleiding verzorgt waaraan je deelneemt. Wij sluiten hiertoe met deze docent(en) een verwerkersovereenkomst met eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid als waar wij aan gehouden zijn. Wij blijven daarbij verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
  • Als wet- en regelgeving ons daartoe verplicht of voor het doen van aangifte bij de politie.

In al deze gevallen geven wij slechts de minimaal noodzakelijke gegevens door.

Cookies en analyse-instrumenten die wij gebruiken
Op onze website maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die automatisch op je computer komen te staan wanneer je internet gebruikt. Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij je een melding met uitleg over deze cookies en vragen wij je toestemming om deze cookies te plaatsen. Als je daarvoor toestemming geeft en daarna onze website opnieuw bezoekt, nemen wij aan dat je hiertegen geen bezwaar hebt. Je kan via je browser het plaatsen van cookies uitschakelen, echter sommige functies van onze website zullen dan niet langer optimaal werken.

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe je onze website gebruikt. Ook gebruiken wij Google Adwords-cookies. Om te meten via welke advertentie je binnenkomt op de website. Wij doen dit om de website nog beter af te stemmen op je behoeften.

Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij staan Google niet toe de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Ook laten wij Google de IP-adressen anonimiseren.

Je rechten
Voortvloeiend uit de privacywetgeving heb je de volgende rechten:

  • Het krijgen van uitleg over welke persoonsgegevens wij van je hebben en wat wij hiermee doen (transparantie en duidelijke communicatie).
  • Inzage in de precieze persoonsgegevens die wij van je hebben en wat hiermee is gebeurd (inzagerecht).
  • Het laten corrigeren van fouten in je persoonsgegevens (rectificatie).
  • Het maken van bezwaar maken tegen- en daarmee beperken van een bepaald gebruik van je persoonsgegevens (beperkingsrecht).
  • Het laten verwijderen van je persoonsgegevens (recht op vergetelheid).
  • Het overdragen of delen van je persoonsgegevens aan andere partijen (dataportabiliteit).
  • Het maken van bezwaar tegen het gebruik van je persoonsgegevens, wanneer deze worden gebruikt voor alleen geautomatiseerde verwerking (profilering) waaraan voor jou rechtsgevolgen zijn verbonden.
  • Kennisgeving aan een ontvanger als je vraagt om rectificatie, beperking of vergetelheid.

Je rechten inroepen, verificatie en actie
Als je vragen hebt of als je de bovenstaande rechten in wilt roepen dan kan je contact met ons opnemen. Zie onze contactgegevens hierboven. Wij zullen hiertoe verifiëren wie je bent, zodat wij zeker weten dat wij geen gegevens van de verkeerde persoon verwerken. Deze verificatie kan eruit bestaan dat we je om een kopie van je identiteitsbewijs vragen waarbij je pasfoto en BSN nummer zwart zijn gemaakt. Hierna zullen wij zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 4 weken aan je verzoek gehoor geven.

Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatig gebruik is voor ons van groot belang. Om je privacy te beschermen, nemen wij onder andere de volgende maatregelen:

  • Een beperkte toegang qua gegevensverwerkers. Uitsluitend de hierboven genoemde twee verwerkingsverantwoordelijken hebben toegang tot je gegevens. Freelancedocent(en) met een verwerkingsovereenkomst die les geven aan de opleiding die je volgt hebben uitsluitend toegang tot de hoogst noodzakelijke gegevens.
  • De toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen waarmee alle informatie tussen jou en onze website wordt afgeschermd wanneer je je persoonsgegevens invoert.
  • Wij houden logs bij van alle opvragingen van persoonsgegevens.
  • Wij maken backups van persoonsgegevens en beschermingsmaatregelen tegen verlies, brand en diefstal.

Een klacht indienen
Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens (zie: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze dienstverlening wijzigt, passen wij mogelijk ook deze privacyverklaring aan. Kijk daarom regelmatig of hier een nieuwe versie van beschikbaar is.